Formation ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE L’AGENCE

par cfaa

> OBJECTIFS

La formation prépare à un rôle important au sein de l’Agence. L’assistante de direction est responsable pour une large part de l’efficacité, de la coordination et de la bonne atmosphère de l’Agence. C’est pourquoi, pour exercer cette profession il est indispensable de bien maîtriser certaines techniques, des qualités de communication, d’autonomie, d’initiative et de responsabilité.

> FORMATRICE

Sophie SZPIRGLAS / METHODUS, Conseil en organisation aux entreprises de maîtrise d’œuvre - Assistance à la maîtrise d’ouvrage.

> PROGRAMME

LA DEMANDE EN COMPÉTENCE ADMINISTRATIVE AU SEIN DES AGENCES
- Les relations de l’agence avec la fonction administrative et la relation particulière à la fois avec le chef d’entreprise et avec le personnel de l’agence.
- Outils de comptabilité analytique, suivi d’une opération : les règles des différents systèmes comptables (recette/dépense, créance/dette)
- Fiscalité : IR, IS, TVA, taxe professionnelle, taxe d’apprentissage etc. - Outils de gestion : prévisionnel recettes/dépenses, coûts d’agence.
- A partir d’une estimation prévisionnelle de la mission, mise à jour des dispositions contractuelles, de l’évolution du marché et des missions, et bilan d’opération.
- Gestion des moyens humains et matériels : gestion du personnel, contractualisation des sous-traitants et prestataires de services, gestion du temps, formation et auto-formation. Le statut des salariés / Prestataires de service : quels contrats élaborer ?
- Formation : enjeux pour l’entreprise, droits et devoirs, principes des prises en charges (formations prioritaires et montants)
- Gestion des moyens matériels : gestion des documents, archivage, documentation technique, communication
- Gestion de l’information : enregistrement, classement, archivage, homogénéité au sein de la structure - Durée légale de conservation des documents - Gestion de la documentation technique – Principes de la Démarche Qualité

LE PROJET ARCHITECTURAL : ACTEURS & MISSIONS
- Les acteurs : Identification des acteurs du projet par leur qualité et leurs obligations
- Les intervenants liés au maître d’ouvrage et les différents participants à la maîtrise d’œuvre / Définition des relations entre ces acteurs par l’élaboration d’une convention de co-traitance
- Un contrat de droit privé et ses annexes, tableau de répartition des tâches et principe de répartition des honoraires.
- Les missions : Phase conception : qu’est ce qu’on produit, quelles sont les tâches administratives spécifiques / Phase réalisation : contenu des missions et description des tâches administratives / Tâches en relation avec le poste administratif tout au long de la réalisation des travaux et suivi : ordres de services, comptes-rendus de chantier, PV divers, tableaux de suivi financier des travaux, suivi des contentieux, etc.. / Cadre juridique du contrat : Suivi, les avenants (possibilités et limites) / Facturation et gestion financière des contrats